Sektör içerisinde ticaretle uğraşan kişilerin en çok kullanmış olduğu fatura çeşididir proforma fatura. Başka bir ismi de ön faturadır. Uluslararası ticaretlerde ticari belge vasfına sahiptir. Kısa ve öz tanımını yapmak istersek proforma faturaya uluslararası satış sözleşmesi de diyebiliriz. Çoğu büyük firma akışını satış sözleşmesi yerine proforma fatura ile düzenlemektedir. Müşterinize proforma faturayı imzalatmanız sözleşme imzalatmakla eş değerdir.
PROFORMA FATURA NİTELİKLERİ
Satıştan önceki süreçte firmalar proforma fatura düzenler. Sonrasında ise müşterinin onayına sunar. Proforma müşteriye faturasının kesilmeden önceki halini gösterir. Hazırlanma zorunluluğu yoktur. Fakat ihracat ve banka işlemlerinde hazırlanması zorunlu hal almıştır. Zorunluluğu olmasa bile proforma düzenlenmesi müşteriye firmanızın kalitesini ve ciddiyetini gösterir. Proforma faturanızın kaşeli, alıcı-satıcı bilgileri içeren, ürün ve detaylarını kapsayan, satış koşullarını doğru ve düzgün içerik de oluşu müşterinizin firmanıza güven duyması açısından önemlidir. Müşteri de firmanızdan proforma fatura talep edebilir. Ve daha önce de belirttiğimiz gibi müşterinin proformayı kaşelemesi ya da imzalaması satış sözleşmesindeki her koşulu onaylaması demektir. Bu işlemin ardından artık ticari faturanız kesilebilir. Proforma fatura sayesinde iki firma arasındaki detaylar belgelenmiş olur.
PROFORMA FATURA DÜZENLENMESİ
Proforma fatura hazır bir şablon üzerinden hazırlanır. Sağ üst kısmına proforma numarası ve tarihi yazılır. Sol üst kısmına alıcı-satıcı bilgisi eklenir. Proformanın orta kısmında satılacak olan ürünler ve detayları yer alır. Orta kısmın altında ise müşteri isteğine göre adet, teslimat ve ödeme ile ilgili bilgiler yer alır. Proforma faturada olmazsa olmaz antetli kağıt kullanımıdır. Proforma faturada bulunması gereken diğer bilgiler ise;
- Alıcı-satıcı firma bilgisi
- Satılacak olan malın özellikleri
- Satılacak olan malın kod bilgisi
- Malın miktarı
- Malın birim fiyatı
- Malların nasıl paketlendiği
- Toplam mal tutarı
- Ödeme bilgisi
- Teslimat detayıdır.
Eğer proformanız ihracat için ise;
- İhracatçı banka bilgisi
- Yükleme zamanı
- Yükleme limanı
- Varış vakti
- Liman bilgilerinin de yer alma zorunluluğu vardır.
PROFORMA FATURAYI NERELERDE KULLANIRIZ?
Hazırlanması zorunlu olmasa bile büyük ticaret faaliyetlerinde proforma düzenlenmesi sürecinizin belli bir nizamda işlemesi adına önemlidir. Alım durumunda ve teklife &planlamaya ihtiyaç duyduğunuzda proforma fatura düzenlenmesi gereklilik haline gelir. Özellikle alım işleminde izin ve peşinat istenmişse muhakkak hazırlanmalıdır. Ayrıca ithalat &ihracat aşamasında da kullanılır. İhracatçı, ithalatçıya verdiği teklif detaylarını proformada belirtir. Sevk ve yükleme öncesi de proforma düzenlenir. Eğer ithalatçı, ithalatçının sunmuş olduğu teklifi kabul ederse ve bu kabulle birlikte sipariş oluşturmak isterse proforma faturadaki yer alan şartları kabul ettiğini beyan etmiş olur. Fakat bu kabul proformada yer alan zaman diliminde yapılmalıdır. Ve bu işlemin ardından proforma faturanızın ticari faturaya dönüşümü başlar.
